Turno 7.1.5 - ISTRUZIONI PER L’USO.
Nuove funzionalità di questa versione
In caso di problemi:
Attenzione: per
poter aprire ed usare correttamente il programma, è necessario attivare
le macro di Excel. Cliccate su “Strumenti” -> “Macro” -> “Protezione”, e
selezionate “Bassa”.
- Se incontrate delle difficoltà o il programma segnala
errori, provate a fare cosi: ciccate su “Strumenti -> componenti aggiuntivi”
e selezionate “strumenti di analisi” e “strumenti di analisi VBA”.
“Turno 7.1.5” è un foglio di calcolo scritto
con Microsoft ® Excel 2000.
Permette di gestire e pianificare il turno di lavoro a livello individuale, e di avere in tempo reale il bilancio delle ore, ferie, e festività, e le varie indennità, senza dover fare periodicamente i conti “a mano”, col rischio di sbagliare, e con grande perdita di tempo. Il bilancio può riguardare il turno di tutti quelli giorni che avete inserito, o di un mese in particolare, o di un intervallo di tempo da voi specificato.
Di
primo impatto può sembrare un po’ complicato ma con un minimo di pratica ci si
accorge subito della sua semplicità e utilità. Prima di iniziare a scrivere
il turno (mattina, pomeriggio, ecc.), è necessario impostare alcuni
valori:
v
Cliccando
sulla prima scritta i alto, che riporta il nome del programma “Turno
7.1.5", avrete la possibilità di leggere alcune note sul copyright.
v
Nella
cella con sfondo giallo in alto a sinistra, dove c’è la scritta “NON
REGISTRATO” verrà inserito il proprio Nome una volta registrato il programma.
v
Nella
casella subito sotto il nome, dovete inserire il numero di ore settimanale del
vostro contratto di lavoro. Per il Comparto Sanità (non dirigenti - tempo
pieno) il numero è di 36 ore.
v
Ancora
più in basso, dovete inserire il numero di ore di cui si compongono i vostri
turni.
Nota importante: quando impostate il numero di ore
di cui è composto ogni turno, dovete sempre ragionare in termini di ore. Un
numero non può rappresentare due cose diverse, o esprime ore o minuti. Per
scrivere per esempio “un’ora e mezza”, non dovete scrivere 1,30 (1 ora e 30
min.) ma 1,5. Quindi se si tratta di
un'ora scrivete 1, se si tratta di un'ora e mezza scrivete 1,5 (non 1,30), se
invece si tratta di un'ora e quindici minuti scrivete 1,25, e così via.
v
Sotto
si riportano eventuali ore in più fatte nell’anno precedente.
v
Sotto
ancora eventuali giorni di ferie avanzate dall’anno precedente. Questa casella
la potete usare in due modi. Uno è
quello intuitivo, cioè riportare il numero di ferie che avanzate dall’anno
scorso, e che quindi andranno a sommarsi a quello dell’anno corrente. L’altro
modo è il seguente: per alcune tipologie di turno part time, il numero di ferie
è proporzionale alla percentuale delle ore settimanali/annuali che fa il
dipendente. Allora se il numero di ferie residue (iniziale) non corrisponde a
quello del dipendente, lo si può “correggere” inserendo un numero nella
casella, tale da ottenere il numero desiderato nella casella “Ferie residue”,
in alto a destra.
v
Nella
cella sotto, dovete scegliere se il vostro turno teorico è basato su 5 o 6
giorni. Nel caso di turno su 5 gg, avremo 36ore settimanali / 5 = 7,2 ore per
ogni giorno feriale, dal lunedì al venerdi. Nel caso di turno teorico su 6
giorni avremo 36 ore / 6 = 6 ore per ogni giorno lavorativo.
v
Il
pulsante “Stampa selezione”, serve per stampare i dati che avete prima
selezionato con il mouse o la tastiera.
Adesso esaminiamo la colonna centrale “SELEZIONE DATE”:
v
Nella
casella “Mese di”, potete inserire il nome di un mese, di cui volete sapere i
dati, e cioè quante ore avete lavorato, quante ferie avete fatto, ecc.
v
In
alternativa,
nelle caselle “dal”, “al”, potete inserire delle date in formato ggmmaaaa, (per
esempio: 01/01/2004). In tal caso, i dati che avrete, riguarderanno
l’intervallo di tempo scelto.
Sotto
ancora, vediamo un pulsante con la scritta “Attiva conteggio settimanale”.
Cliccando su di esso, si apre una finestra in alto a sinistra (vedi foto
sotto), attraverso cui è possibile scegliere una settimana, (verrà evidenziato
il numero della settimana e le sue date “dal” / “al”), ed evidenziare i
conteggi per quella specifica settimana. Ricordatevi
sempre la seguenti regole:
- quando attivate i conteggi in un modo, dovete disattivare gli
altri modi, per esempio: se scegliete di conteggiare le ferie, le ore ecc.
settimanalmente, dovete cancellare il nome del mese, e anche le caselle “Dal”
& “al”, e viceversa.
- Il numero che viene visualizzato nel “Bilancio Totale”, comprende
sempre le ore riportate dall’anno precedente.
Nelle
celle F12 ed F13 vengono evidenziate le date d’inizio (dal) e di fine (al) della
settimana scelta, e a destra di queste (cella I13) il numero della settimana.
Nello stesso tempo sul foglio di lavoro, le date appartenenti in quella
settimana vengono evidenziate dal colore viola.
v
Nel
riquadro sotto, (celle F9, F10, F11) vengono segnalate-conteggiate le varie
indennità per l’intervallo di tempo scelto.
Nella
colonna destra, sotto la voce “TOTALI”, troviamo tutti i totali delle varie
voci, ore fatte, ore dovute, ferie godute rimanenti ecc. e nella casella J11,
forse il dato più interessante, il Bilancio Totale delle ore.
ATTENZIONE: Se
per esempio avete iniziato di scrivere le date e i rispettivi turni, dal
20/12/2003 e terminate il 31/12/2004, e scegliete di avere i dati del mese di
“dicembre”, avrete i dati di tutti i giorni di dicembre, sia del 2003 (dal
20/12/2003 al 31/12/2003) che del 2004 (dal 01/12/2004 al 31/12/2004). Quindi
se volete avere i dati di Dicembre 2003 solo, dovete specificare l’intervallo
di tempo nelle caselle “Dal / al”.
ATTENZIONE: Le
ore calcolate per l’indennità notte sono 8, e comprendono l’orario dalle 22:00
alle 06:00.
v
Per
avere i dati di tutti i turni che avete inserito, dalla prima all’ultima data, dovete
cancellare il contenuto delle tre caselle “Dal – al – mese di”.
COMPILAZIONE
TURNO. TORNA SU
Una volta impostati i parametri iniziali, si comincia a compilare il turno.
v
Nella
casella “DATA” inserite la data in formato ggmmaaaa.
(Potrebbe essere utile riportare da subito le date di un anno intero, e avere cosi il foglio pronto per l’immissione del solo turno di lavoro. Per fare questo, bisogna procedere cosi: scrivete la prima data sulla prima riga, per esempio: 01/01/2004. Selezionate con il mouse la casella con la data che avete appena scritto. Portate il cursore del mouse (senza cliccare) sopra l’angolo inferiore destro della casella, e noterete che la punta del mouse si trasforma in una crocetta. A questo punto cliccate e tenete premuto il mouse, trascinandolo verso il basso. In questo modo le date vengono riportate automaticamente sulle caselle sottostanti. Rilasciate il mouse quando avete tutte le date che vi servono.)
v
La
casella “GIORNO” è di sola lettura e non può essere modificata.
v
Nella
casella “Festivo”, dovete scrivere “Si” solamente se il giorno è
festivo.
v
Nella
casella “Turno” dovete inserire il turno di lavoro. Cliccate sulla freccetta a
destra della cella e selezionate una delle voci proposte (mattina, pomeriggio,
ecc.).
v
Nella
casella “Ore in recupero”, potete inserire eventuali ore da recuperare, da
riunioni di reparto, corsi di aggiornamento obbligatori, ecc.
In qualche caso il turno del dipendente non è sempre composto dallo stesso numero di ore (specie per i medici), quindi un pomeriggio si fanno 8 ore, l’altro pom. 6 ore e cosi via. A questo problema si può ovviare mettendo un numero fisso di ore pomeridiane es.7, e aggiungendo le eventuali ore in più nella casella “Ore in recupero”.
v Nella successiva casella, “Motivo recupero” indicate appunto il motivo delle ore da recuperare (es. riunione di reparto), oppure una qualsiasi nota.
v Tutte le altre caselle sono di sola lettura, e il loro contenuto viene calcolato in automatico.
v Quando una riga viene evidenziata in rosso (come nell’esempio sotto riportato), è a causa di un errore commesso, come per esempio inserire nel turno “ferie” o “malattia”, quando il giorno relativo è festivo.
v Nelle ultime tre colonne a destra vengono evidenziate le varie indennità per presenze, festivi, e notti.
Sono state aggiunte numerose funzionalità in questa versione del programma.
1. La registrazione è stata resa obbligatoria – comunque gratuita – per motivi di statistiche interne del sito, e non a scopo di profitto. Potete provare il programma per un periodo di prova di 30 giorni prima di registrarsi.
2. Subito sotto l’intestazione a sinistra, è stata aggiunta la data per facilitare il lavoro dell’utente, e all’apertura del foglio, questo si posiziona automaticamente alla cella con la data di oggi.
3. Lo stesso vale per il numero della settimana. Quando attiviamo il conteggio settimanale (ciccando sull’apposito pulsante) ed apriamo la relativa finestra, questa ci porta subito alla data corrente e quindi al numero della settimana corrente.
4. Infine, le novità più significative della nuova versione sono: la nuova pagina delle statistiche e quella del prospetto annuale dei turni, che analizzeremo meglio in seguito.
In questa versione del programma, sono state aggiunte due pagine nuove. Una di queste è la pagina delle “Statistiche”, e si arriva a questa ciccando sul pulsante apposito con l’omonima scritta, in alto a sinistra. Vi si presenta la seguente pagina, il cui uso è abbastanza intuitivo.
Cliccando sui vari pulsanti vengono calcolati i vari campi. Praticamente si ha la possibilità di calcolare automaticamente quante mattine ha fatto un dipendente nell’arco di un singolo mese, e/o in un anno, quanti pomeriggi e quante notti. Lo stesso per i sabati, e le domeniche e/o festivi. Nell’ultima colonna a destra si ha il totale delle ore fatte mese per mese, e nell’anno. Cliccando sul pulsante con la scritta “Calcola tutti i campi sottostanti”, potete aggiornare tutti i dati della pagina contemporaneamente.
Cliccando sul pulsante “Annuale” (il secondo da sinistra sulla pagina dei turni), arrivate alla seguente pagina. Qui avete la possibilità di avere i turni di tutto l’anno “concentrati” in un unico foglio, con le festività segnalate in giallo e le ore di ogni mese. Cliccate sul pulsante con la scritta “Compila il prospetto annuale” per aggiornare i dati.
La registrazione del programma è obbligatoria e completamente gratuita. Dopo un periodo di prova di trenta giorni, il programma non è più utilizzabile ed è necessario registrarsi.
Potete fare la registrazione direttamente sul sito dell’autore http://kapelis.altervista.org/ oppure inviando una semplice email all’autore kapelis@altervista.org ed indicando: nome, cognome, professione, il nome del software da registrare, ed una email valida dove vi verrà spedito il codice di registrazione. Una volta in possesso del codice, ciccate sul pulsante “Registrazione” per completare la registrazione (vedi foto sopra a destra). Fate attenzione durante la fase di registrazione ad inserire nel modo giusto il vostro nome (che comparirà successivamente su tutte le pagine del programma), e il codice. Una volta registrati, non potete cambiare il vostro nome. Eventualmente dovreste scaricare un’altra copia del programma (cancellando prima la attuale) ed effettuare nuovamente la registrazione.
Cliccando sul pulsante “Stampa selezione”, vi si presenta la seguente finestra, dove avete la possibilità di scegliere cosa stampare:
A) Potete scegliere di stampare un intervallo di tempo (dove avete prima inserito i turni). Scrivete la data di inizio nella casella “Dal”, e la data di fine stampa nella
casella “Al” e lasciate selezionato “Stampa solo intervallo di tempo”
B) Se invece volete stampare tutti i turni di lavoro inseriti, deselezionate “Stampa solo intervallo di tempo” e ciccate su “OK”.
C) Selezionando l’ultima opzione “Stampa anche l’intestazione”, verrà stampata l’intestazione del programma, cioè la prima parte in alto che contiene tutti i totali.
N.B. Quando scegliete di stampare tutti i turni inseriti, il
programma inizia a considerare i turni inseriti dal primo gennaio, ed appena
trova la prima riga vuota (nessun turno inserito), si ferma. Quindi se il primo
gennaio è vuoto, il programma non stamperà nessun turno successivo. Ed è per
questo motivo anche, che è importante inserire i riposi nel turno, anche se
contano zero ore.
q In ogni foglio di lavoro (ogni singola pagina), si possono inserire max. 385 date (righe) con i rispettivi turni. Ogni foglio dovrebbe quindi contenere un anno solare. C’è la possibilità di inserire qualche data in più, (20 date), per poter effettuare eventualmente dei conteggi di ore a livello settimanale, per chi lo desiderasse.
q E’ fortemente raccomandato iniziare ad inserire le date (con i rispettivi turni) dal primo gennaio dell’anno in corso, in modo da permettere al programma di calcolare correttamente le feste nel prospetto “annuale”.
q E’ indispensabile inserire nel turno i giorni di riposo, anche se contano zero ore. In caso contrario i conteggi non saranno corretti.
q Dovete segnalare con attenzione le festività (scrivendo ”si” nella colonna “Festivo”), per evitare errori nel calcolo delle ore.
q Prima di chiudere il programma non è necessario salvare i dati. Il salvataggio è automatico.
q Quando avete compilato i turni di un anno intero, si raccomanda di salvare il foglio di lavoro con un nome tipo “Turno7.1.5_2004_Mario.xls”. Subito dopo potete preparare un nuovo foglio di lavoro per l’anno successivo, seguendo questi passi:
1. Selezionate tutte le date con il mouse o la tastiera,dalla prima all’ultima, e premete il tasto “Canc”.
2. Selezionate tutte le celle della colonna “Festivo” e cancellatele premendo il tasto “canc”.
3. Fate la stessa cosa per cancellare tutti i turni, ore in recupero e motivo recupero.
4. Cliccate su “File” > “salva con nome” > scrivete come nuovo nome: “Turno7.1.5_2005_Mario.xls”
Note legali. TORNA SU
Turno 7.1.5
Kapelis Aristidis © 2004
Infermiere, U.T.I.C. Treviso.
Questo software è gratuito e viene fornito dall'autore "cosi com'è", senza nessuna garanzia esplicita od implicita. Pertanto si rifiuta qualsiasi responsabilità per eventuali danni a cose e/o persone, o perdite di dati, causati dall'uso di questo software. Il singolo utente usa il prodotto sotto la sua diretta responsabilità. E' permessa la libera duplicazione pubblicazione e distribuzione del foglio di calcolo unitamente con il presente file, e strettamente per uso personale, escludendo qualsiasi fine commerciale. E’ vietata qualsiasi modifica - manipolazione del codice senza il consenso scritto dell’autore.
Sono graditi suggerimenti e commenti vari, nonché segnalazioni di eventuali errori.
Sentiti ringraziamenti all’autore del sito http://ennius.altervista.org/ , http://ennius.interfree.it/ per il prezioso aiuto.
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