Vania
1.2_beta - ISTRUZIONI PER L’USO.
Requisiti
minimi raccomandati del
sistema:
Ø
Processore Intel
Pentium ® III, 800 Mhz (o equivalente AMD)
Ø
RAM 128 Mb
Ø
Sistema operativo
Windows XP ®
(è stato testato positivamente anche su win 98/2000)
Ø
Microsoft Excel ® 2000 o superiore
Ø
Risoluzione dello
schermo 1024x768
Inoltre,
si consiglia di usare uno zoom del 100% durante la visualizzazione del
foglio. Con valori inferiori di zoom, si sono verificati errori nella
visualizzazione dei valori delle celle, anche se i totali rimangono invariati e
corretti.
“Vania 1.2” è un foglio di calcolo scritto con Microsoft ® Excel 2000.
Permette
di gestire e pianificare il turno di lavoro a livello di reparto - Unità
operativa, e di avere in automatico le ore effettuate mensilmente da ogni
infermiere.
Una volta
compilato il turno di tutti gli infermieri/dipendenti, il programma prepara
automaticamente una pagina (pronta da stampare) con le indennità delle
presenze, un’altra con le festività, e un’altra con le indennità per le notti
fatte. Inoltre, il programma individua automaticamente il monte ore mensile, e
le varie festività. E’ un programma flessibile e molto personalizzabile e si
propone come uno strumento indispensabile e di grande aiuto per il caposala -
coordinatore di reparto, nella gestione dei turni del personale, eliminando sul
nascere gli eventuali errori e/o dimenticanze. Tutto questo si traduce in un
indubbio miglioramento nella gestione delle risorse, e quindi del management
sanitario, cosa auspicabile per ogni Azienda sanitaria dei nostri tempi.
Riassumendo,
le caratteristiche peculiari del programma
sono:
1.
Calcolo
del totale delle ore mensili di ogni infermiere
2.
Calcolo
delle varie festività in automatico, a seconda della data indicata dall’utente
(ad eccezione del S.Patrono della città)
3.
Calcolo
del numero di presenze mensili per ogni infermiere, con
possibilità di stampa.
4.
Calcolo
delle numero di ore retribuite come “orario notturno” per ogni infermiere, con possibilità di
stampa.
5.
Calcolo
del numero delle indennità di festività mensili per ogni
infermiere, con possibilità di stampa.
6.
Controllo
e segnalazione del turno “scoperto” o con numero
di personale eccedente al solito, con possibilità di scegliere il valore limite
oltre cui si vuole essere avvisati, sia in senso negativo (turno “scoperto”)
che in positivo (personale in esubero).
7.
Controllo
del totale delle ore mensili del singolo infermiere, con segnalazione
da parte del software quando questo supera di un certo numero
(personalizzabile) il monte ore mensile, o al contrario quando questo totale è
inferiore di un certo numero (personalizzabile) al monte ore mensile.
8.
Personalizzazione dei simboli che rappresentano i
turni, e degli orari.
9.
Funzione
di calendario con evidenziazione delle festività e dei giorni lavorativi, dal
2000 al 2050.
Il programma è abbastanza
semplice nell’uso e necessita di poche impostazioni iniziali. Quando si avvia
il programma, presenta la finestra della foto 1.
In
alto si nota una serie di pulsanti che hanno diverse funzioni, e che andremmo
ad analizzare adesso. Comunque questi pulsanti, come anche altri elementi
grafici del software, servono solo per un migliore e più razionale
funzionamento, ed aiutano l’utente a gestire con più facilità il programma, ma
non verranno stampati sulla carta anche perché non avrebbe alcun senso.
v
Cliccando sul primo
pulsante “Stampa 1° pag.” si stampa una pagina di turni (appunto la
prima). C’è la possibilità di inserire nel turno fino a 37 nominativi, che
occupano due pagine del formato “A4”. I primi 17 nominativi, occupano la prima
pagina, quindi se un reparto ha meno di 17 infermieri, sarà sufficiente
stampare solo la 1° pagina, altrimenti stampa tutte e due le pagine,
cliccando sul 3° pulsante “Stampa tutto”
v
Il pulsante “Stampa
2a pag.” stampa solo la seconda pagina.
v
“Pulisci campi”:
cliccando su questo pulsante vengono cancellati automaticamente tutti i turni
inseriti, in modo da poter compilare un turno nuovo. Si consiglia di salvare il
foglio dei turni compilato prima di cancellarlo, per successive consultazioni
da parte del personale.
v
Cliccando su “impostazioni”, avete la possibilità di impostare
alcuni parametri e personalizzare il programma. La pagina che si presenta è la
seguente (foto 2).
v
Nella prima cella
disponibile in alto a sinistra, dovete specificare la data del Santo Patrono della vostra città, in modo da poter
calcolare la festa nel calendario (sottraendola dal monte ore mensile).
v
Subito sotto, è
indicato il giorno di Pasqua per l’anno scelto.
Questo viene calcolato in automatico.
v Personalizzazione
dei simboli: Nella colonna sottostante (evidenziata in azzurro), potete specificare
come verrà rappresentata la mattina, il pomeriggio, la notte, ecc., e a destra
(colonna in marrone chiaro) di quante ore è composto il turno. Nell’esempio
della figura 2, la mattina è rappresentata dalla lettera “M” ed è composta da 7
ore. Voi potete cambiare la “M” con una lettera di vostro gradimento, come pure
tutte le altre lettere che seguono.
v
Nella cella più
inferiore della colonna, dovete specificare quante ore del turno di notte, vi
vengono pagate come orario notturno. Per esempio nella nostra azienda, nel mio
reparto, facciamo le notti di 10 ore (21:00-07:00), e ci viene riconosciuto
come orario notturno dalle 22:00 alle 06:00 (8 ore).
Nota
importante: quando impostate
il numero di ore di cui è composto ogni turno, dovete sempre ragionare in
termini di ore. Un numero non può rappresentare due cose diverse, o si parla di
ore o di minuti. Per scrivere per esempio “un’ora e mezza”, non dovete scrivere
1,30 (1 ora e 30 min.) ma 1,5. Quindi
se si tratta di un'ora scrivete 1, se si tratta di un'ora e mezza scrivete 1,5
(non 1,30), se invece si tratta di un'ora e quindici minuti scrivete 1,25, e
così via.
v
Ai riquadri a destra
invece, si possono impostare i vari avvisi/allarmi. Se le ore fatte (da turno)
di un infermiere, superano il monte ore mensile di un certo numero, in senso
positivo o negativo, si può essere avvisati. Nelle prime due celle in alto a
destra, si scrive allora il numero max e min., oltre cui si vuole essere
avvisati.
Nell’esempio
della foto 3, abbiamo impostato gli allarmi (dalla
pagina “impostazioni”) a +10 e –10 ore. Il dipendente Kapelis ha un totale di
ore mensili, inferiore a 146 (156-10), quindi ha poche ore, e il programma
scrive in rosso ”Attenzione alle ore!”,
mentre Mario ha un totale di ore mensili di molto superiori al monte ore
mensile, e viene segnalato in azzurro “Attenzione
alle ore!”
v
Tornando
alla pagina “Impostazioni”, nelle ultime celle in basso a destra, possiamo
scegliere il numero minimo e massimo di infermieri /dipendenti che
vogliamo avere in turno (i giorni feriali e quelli festivi) di
mattina, pomeriggio, notte. Una volta compilato il turno, se in ogni singolo
giorno non vengono soddisfatti i nostri criteri (cioè se il numero di
infermieri è superiore o inferiore a quello che abbiamo scelto), il programma
lo segnala con una “X” rossa (vedi foto 3) sopra il giorno interessato,
cosi non si rischia di avere il turno “scoperto”, o
di avere un numero di infermieri superiore al fabbisogno. Quindi quando avremo
compilato il turno di tutto il personale, se tutto è giusto non dovremmo vedere
nessuna “X” rossa sulla prima riga in alto.
v
Proseguendo
verso destra, troviamo il pulsante “info”, che ci dà alcune informazioni
sul copyright e la registrazione.
v
Cliccando
su “Registrazione” si può appunto effettuare la registrazione del
programma. Si ricorda che la registrazione è completamente gratuita e obbligatoria.
Potete provare il programma per 30 giorni, dopodiché dovete registrarvi. Per
ottenere il codice di attivazione, basta inviare all’autore una semplice email
usando il modulo “registrazione.htm” che avete scaricato, oppure direttamente
sul sito
dell’autore:
v
Vi
verrà inviato (via email) il codice di registrazione entro breve tempo, con il
quale potrete attivare definitivamente il programma, (anche dopo che è
scaduto), cliccando sul pulsante “Registrazione”. Vi si presenterà la seguente
finestra.
Ø Nella casella “Nome Utente” scrivete
il vostro nome e/o cognome, o quello che più vi piace.
Ø Nella casella “Nome Reparto”
dovreste scrivere il nome del vostro reparto - Unità Operativa. Questo nome
andrà successivamente ad inserirsi nella pagina principale alla destra della
scritta “Unità Operativa”. Fate attenzione a non sbagliare perché la
registrazione può essere effettuata una sola volta. Se desiderate cambiare il
nome dell’Unità Operativa o il vostro, dovete scaricare nuovamente il programma
ed effettuare la registrazione nuovamente con lo stesso codice.
Ø Nella casella “Codice” metterete
ovviamente il codice che vi verrà spedito.
v
[Torniamo
alla barra dei pulsanti]: Ultimi pulsanti, più a destra, di colore marrone
chiaro. Il primo ci riporta sulla pagina delle (indennità) presenze, il
secondo su quella delle notti, e l’ultimo sulla pagina delle indennità
per i giorni festivi lavorati. Tutte queste pagine vengono compilate
automaticamente, in base ai dati inseriti nella pagina principale del turno, e
l’utente non può intervenire per modificare i valori contenuti, se non tramite
appunto la pagina del turno.
Foto 4
v
Quando
cliccate sul pulsante “presenze”, verrete riportati
sulla pagina delle presenze come vedete nell’esempio della foto 4. Per ogni
dipendente viene segnalata ogni presenza con una “X”, e alla fine a destra, si
vede il totale di presenze (in unità) per quel dipendente. Si ricorda
che conta come “presenza” ogni volta che il dipendente è fisicamente presente
al lavoro con un qualsiasi turno (mattina, pomeriggio o notte), mentre non
viene contata la presenza quando è in ferie, in malattia, ecc.
v
Quando
cliccate sul pulsante “notti”, verrete riportati sulla
pagina delle notti come vedete nell’esempio della foto 5. Sulla colonna a
destra, vedete il totale in ore delle notti che verranno pagate come
orario notturno. Per esempio “Kapelis” ha fatto quattro notti x 8 ore ciascuna
= 32 ore.
Foto 5.
v
L’ultimo
pulsante è quello dei “Festivi” che ci riporta sulla
rispettiva pagina come nell’esempio della foto 6. Per capire bene come funziona
il conteggio dei giorni festivi facciamo un esempio. Prendiamo il turno dell’
infermiere “Kapelis” (foto 7), e andiamo a vedere come vengono conteggiate le
festività fatte (foto 6). Come si può notare, lui ha fatto una notte il sabato
3 aprile (quindi una notte la sera prima di una festività), e questa viene
conteggiata come una festività piena (1 unità). L’undici e dodici aprile
(Pasqua e Pasquetta) ha fatto rispettivamente un pomeriggio (1 festività) ed
una notte (mezza festività). Il sabato 17 e domenica 18 ha fatto due notti. La
prima conta una festività intera (perché effettivamente fatta nel giorno della
domenica, mentre quella del 18/4 conta 0,5 festività perché solo tre ore del
turno appartengono alla domenica mentre il resto delle ore è stato lavorato nel
giorno di lunedì.
Foto 6.
Foto 7.
v
NOTA:
è ovvio che questi conteggi/regolamenti aziendali non sono universali;
riguardano l’azienda dove lavoro, e parecchie altre, ma non tutte.
Sicuramente tanti colleghi si troveranno in difficoltà con questo sistema di
conteggi ma purtroppo non è possibile (con le attuali risorse) realizzare un
software che soddisfi tutte le esigenze possibili immaginabili, e tutti i tipi
di calcoli delle varie aziende, per cui sono pregati gentilmente i colleghi di
non rivolgermi richieste per modifiche del software in tal senso.
Adesso
passiamo alla spiegazione dell’interfaccia grafica del programma (foto 1 e 7).
Subito
sotto la riga dei pulsanti del cui uso abbiamo
ampiamente parlato, vediamo uno spazio libero (un riquadro) con scritto “Non
Registrato”. In quel spazio andrò ad inserirsi il nome della vostra Unità
Operativa una volta registrato il software. (Vedi Registrazione)
Sotto
a sinistra, ci sono due caselle, una per la selezione del mese, e l’altra per
la selezione dell’anno. Più a destra vediamo il monte ore del mese scelto, cioè
il totale delle ore che dovremmo lavorare per quel mese. Il numero viene
calcolato in automatico. Sotto la casella di selezione del mese, troviamo la
data di oggi, anch’essa calcolata in automatico. Sulla riga sotto (foto 7),
vedete una serie di “X” rosse, di cui abbiamo parlato prima. Queste segnalano
un “errore” nella compilazione del turno, per il giorno specifico. Sotto questa
riga di “X” rosse (che normalmente, una volta compilato correttamente il turno
NON dovrebbero esserci), c’è una riga con dei numeri da 1 a 31 che
rappresentano i giorni del mese. Il numero che corrisponde con il giorno della data
odierna si distingue dagli altri dallo sfondo blu e il colore bianco
(nell’esempio della foto 7 è l’ 1, del 1/4/2004). Sotto ancora ci sono (da
sinistra a destra): i nominativi degli infermieri, dopo il numero di matricola
di ciascuno, e infine il turno di lavoro per tutti i giorni del mese. L’ultima
colonna a destra contiene il totale delle ore di
ciascun infermiere, e subito sotto la differenza dal monte ore mensile.
Quest’ultimo numero sarà evidenziato in rosso se negativo, e in verde se
positivo. Ovviamente non dev’essere preso in considerazione in caso di
persone che lavorano in part-time; in quel caso il totale delle ore
lavorate sarà effettivamente reale ma la differenza dal monte ore mensile no.
Se
si riscontrano problemi e malfunzionamenti durante l’esecuzione del programma,
provate ad installare i componenti aggiuntivi excel. Procedete cosi: dal menu
“Strumenti” scegliete “Componenti aggiuntivi” (foto 8), e selezionate le voci
“Strumenti di analisi” e “Strumenti di
analisi VBA”. Ciccate su “OK”.
Foto 8
Per
qualsiasi altro problema che potrebbe verificarsi, gli utenti sono pregati
gentilmente di segnalarlo all’autore, usando questo email.
Note legali.
Vania
1.2_beta
Kapelis
Aristidis © 2004
Infermiere,
U.T.I.C. Treviso.
Questo
software viene fornito dall'autore "cosi com'è", senza nessuna
garanzia esplicita od implicita. Pertanto si rifiuta qualsiasi responsabilità
per eventuali danni a cose e/o persone, o perdite di dati, causati dall'uso di
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graditi suggerimenti e commenti vari, nonché segnalazioni di eventuali errori.
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