Vania 1.2_beta     -     ISTRUZIONI PER L’USO.

 

 

 

Indice alfabetico

Note Legali

 

 

 

Requisiti minimi raccomandati del sistema:

Ø      Processore Intel Pentium ® III, 800 Mhz (o equivalente AMD)

Ø      RAM 128 Mb

Ø      Sistema operativo Windows XP ® (è stato testato positivamente anche su win 98/2000)

Ø      Microsoft Excel ® 2000 o superiore

Ø      Risoluzione dello schermo 1024x768

Inoltre, si consiglia di usare uno zoom del 100% durante la visualizzazione del foglio. Con valori inferiori di zoom, si sono verificati errori nella visualizzazione dei valori delle celle, anche se i totali rimangono invariati e corretti.

 

 

 “Vania 1.2” è un foglio di calcolo scritto con Microsoft ® Excel 2000.

Permette di gestire e pianificare il turno di lavoro a livello di reparto - Unità operativa, e di avere in automatico le ore effettuate mensilmente da ogni infermiere.

Una volta compilato il turno di tutti gli infermieri/dipendenti, il programma prepara automaticamente una pagina (pronta da stampare) con le indennità delle presenze, un’altra con le festività, e un’altra con le indennità per le notti fatte. Inoltre, il programma individua automaticamente il monte ore mensile, e le varie festività. E’ un programma flessibile e molto personalizzabile e si propone come uno strumento indispensabile e di grande aiuto per il caposala - coordinatore di reparto, nella gestione dei turni del personale, eliminando sul nascere gli eventuali errori e/o dimenticanze. Tutto questo si traduce in un indubbio miglioramento nella gestione delle risorse, e quindi del management sanitario, cosa auspicabile per ogni Azienda sanitaria dei nostri tempi.

 

Riassumendo, le caratteristiche peculiari del programma sono:

1.      Calcolo del totale delle ore mensili di ogni infermiere

2.      Calcolo delle varie festività in automatico, a seconda della data indicata dall’utente (ad eccezione del S.Patrono della città)

3.      Calcolo del numero di presenze mensili per ogni infermiere, con possibilità di stampa.

4.      Calcolo delle numero di ore retribuite come “orario notturno  per ogni infermiere, con possibilità di stampa.

5.      Calcolo del numero delle indennità di festività mensili per ogni infermiere, con possibilità di stampa.

6.      Controllo e segnalazione del turno “scoperto” o con numero di personale eccedente al solito, con possibilità di scegliere il valore limite oltre cui si vuole essere avvisati, sia in senso negativo (turno “scoperto”) che in positivo (personale in esubero).

7.      Controllo del totale delle ore mensili del singolo infermiere, con segnalazione da parte del software quando questo supera di un certo numero (personalizzabile) il monte ore mensile, o al contrario quando questo totale è inferiore di un certo numero (personalizzabile) al monte ore mensile.

8.      Personalizzazione dei simboli che rappresentano i turni, e degli orari.

9.      Funzione di calendario con evidenziazione delle festività e dei giorni lavorativi, dal 2000 al 2050.

 

Il programma è abbastanza semplice nell’uso e necessita di poche impostazioni iniziali. Quando si avvia il programma, presenta la finestra della foto 1.

 

Foto1.

 

In alto si nota una serie di pulsanti che hanno diverse funzioni, e che andremmo ad analizzare adesso. Comunque questi pulsanti, come anche altri elementi grafici del software, servono solo per un migliore e più razionale funzionamento, ed aiutano l’utente a gestire con più facilità il programma, ma non verranno stampati sulla carta anche perché non avrebbe alcun senso.

 

PULSANTI

v     Cliccando sul primo pulsante “Stampa 1° pag.” si stampa una pagina di turni (appunto la prima). C’è la possibilità di inserire nel turno fino a 37 nominativi, che occupano due pagine del formato “A4”. I primi 17 nominativi, occupano la prima pagina, quindi se un reparto ha meno di 17 infermieri, sarà sufficiente stampare solo la 1° pagina, altrimenti stampa tutte e due le pagine, cliccando sul 3° pulsante “Stampa tutto

v     Il pulsante “Stampa 2a pag.” stampa solo la seconda pagina.

v     “Pulisci campi”: cliccando su questo pulsante vengono cancellati automaticamente tutti i turni inseriti, in modo da poter compilare un turno nuovo. Si consiglia di salvare il foglio dei turni compilato prima di cancellarlo, per successive consultazioni da parte del personale.

v     Cliccando su “impostazioni”, avete la possibilità di impostare alcuni parametri e personalizzare il programma. La pagina che si presenta è la seguente (foto 2).

 

Foto 2

 

v     Nella prima cella disponibile in alto a sinistra, dovete specificare la data del Santo Patrono della vostra città, in modo da poter calcolare la festa nel calendario (sottraendola dal monte ore mensile).

v     Subito sotto, è indicato il giorno di Pasqua per l’anno scelto. Questo viene calcolato in automatico.

v     Personalizzazione dei simboli: Nella colonna sottostante (evidenziata in azzurro), potete specificare come verrà rappresentata la mattina, il pomeriggio, la notte, ecc., e a destra (colonna in marrone chiaro) di quante ore è composto il turno. Nell’esempio della figura 2, la mattina è rappresentata dalla lettera “M” ed è composta da 7 ore. Voi potete cambiare la “M” con una lettera di vostro gradimento, come pure tutte le altre lettere che seguono.

v     Nella cella più inferiore della colonna, dovete specificare quante ore del turno di notte, vi vengono pagate come orario notturno. Per esempio nella nostra azienda, nel mio reparto, facciamo le notti di 10 ore (21:00-07:00), e ci viene riconosciuto come orario notturno dalle 22:00 alle 06:00 (8 ore).

 

Nota importante: quando impostate il numero di ore di cui è composto ogni turno, dovete sempre ragionare in termini di ore. Un numero non può rappresentare due cose diverse, o si parla di ore o di minuti. Per scrivere per esempio “un’ora e mezza”, non dovete scrivere 1,30 (1 ora e 30 min.) ma 1,5.  Quindi se si tratta di un'ora scrivete 1, se si tratta di un'ora e mezza scrivete 1,5 (non 1,30), se invece si tratta di un'ora e quindici minuti scrivete 1,25, e così via.

 

v     Ai riquadri a destra invece, si possono impostare i vari avvisi/allarmi. Se le ore fatte (da turno) di un infermiere, superano il monte ore mensile di un certo numero, in senso positivo o negativo, si può essere avvisati. Nelle prime due celle in alto a destra, si scrive allora il numero max e min., oltre cui si vuole essere avvisati.

 

Foto 3

 

Nell’esempio della foto 3, abbiamo impostato gli allarmi (dalla pagina “impostazioni”) a +10 e –10 ore. Il dipendente Kapelis ha un totale di ore mensili, inferiore a 146 (156-10), quindi ha poche ore, e il programma scrive in rosso ”Attenzione alle ore!”, mentre Mario ha un totale di ore mensili di molto superiori al monte ore mensile, e viene segnalato in azzurro “Attenzione alle ore!

v     Tornando alla pagina “Impostazioni”, nelle ultime celle in basso a destra, possiamo scegliere il numero minimo e massimo di infermieri /dipendenti che vogliamo avere in turno (i giorni feriali e quelli festivi) di mattina, pomeriggio, notte. Una volta compilato il turno, se in ogni singolo giorno non vengono soddisfatti i nostri criteri (cioè se il numero di infermieri è superiore o inferiore a quello che abbiamo scelto), il programma lo segnala con una “X” rossa (vedi foto 3) sopra il giorno interessato, cosi non si rischia di avere il turno “scoperto”, o di avere un numero di infermieri superiore al fabbisogno. Quindi quando avremo compilato il turno di tutto il personale, se tutto è giusto non dovremmo vedere nessuna “X” rossa sulla prima riga in alto.

v     Proseguendo verso destra, troviamo il pulsante “info”, che ci dà alcune informazioni sul copyright e la registrazione.

 

Registrazione

v     Cliccando su “Registrazione” si può appunto effettuare la registrazione del programma. Si ricorda che la registrazione è completamente gratuita e obbligatoria. Potete provare il programma per 30 giorni, dopodiché dovete registrarvi. Per ottenere il codice di attivazione, basta inviare all’autore una semplice email usando il modulo “registrazione.htm” che avete scaricato, oppure direttamente sul sito dell’autore:

 

v     Vi verrà inviato (via email) il codice di registrazione entro breve tempo, con il quale potrete attivare definitivamente il programma, (anche dopo che è scaduto), cliccando sul pulsante “Registrazione”. Vi si presenterà la seguente finestra.

 

 

Ø      Nella casella “Nome Utente” scrivete il vostro nome e/o cognome, o quello che più vi piace.

Ø      Nella casella “Nome Reparto” dovreste scrivere il nome del vostro reparto - Unità Operativa. Questo nome andrà successivamente ad inserirsi nella pagina principale alla destra della scritta “Unità Operativa”. Fate attenzione a non sbagliare perché la registrazione può essere effettuata una sola volta. Se desiderate cambiare il nome dell’Unità Operativa o il vostro, dovete scaricare nuovamente il programma ed effettuare la registrazione nuovamente con lo stesso codice.

Ø      Nella casella “Codice” metterete ovviamente il codice che vi verrà spedito.

 

v     [Torniamo alla barra dei pulsanti]: Ultimi pulsanti, più a destra, di colore marrone chiaro. Il primo ci riporta sulla pagina delle (indennità) presenze, il secondo su quella delle notti, e l’ultimo sulla pagina delle indennità per i giorni festivi lavorati. Tutte queste pagine vengono compilate automaticamente, in base ai dati inseriti nella pagina principale del turno, e l’utente non può intervenire per modificare i valori contenuti, se non tramite appunto la pagina del turno.

 

 

Foto 4

 

v     Quando cliccate sul pulsante “presenze”, verrete riportati sulla pagina delle presenze come vedete nell’esempio della foto 4. Per ogni dipendente viene segnalata ogni presenza con una “X”, e alla fine a destra, si vede il totale di presenze (in unità) per quel dipendente. Si ricorda che conta come “presenza” ogni volta che il dipendente è fisicamente presente al lavoro con un qualsiasi turno (mattina, pomeriggio o notte), mentre non viene contata la presenza quando è in ferie, in malattia, ecc.

v     Quando cliccate sul pulsante “notti”, verrete riportati sulla pagina delle notti come vedete nell’esempio della foto 5. Sulla colonna a destra, vedete il totale in ore delle notti che verranno pagate come orario notturno. Per esempio “Kapelis” ha fatto quattro notti x 8 ore ciascuna = 32 ore.

 

Foto 5.

 

v     L’ultimo pulsante è quello dei “Festivi” che ci riporta sulla rispettiva pagina come nell’esempio della foto 6. Per capire bene come funziona il conteggio dei giorni festivi facciamo un esempio. Prendiamo il turno dell’ infermiere “Kapelis” (foto 7), e andiamo a vedere come vengono conteggiate le festività fatte (foto 6). Come si può notare, lui ha fatto una notte il sabato 3 aprile (quindi una notte la sera prima di una festività), e questa viene conteggiata come una festività piena (1 unità). L’undici e dodici aprile (Pasqua e Pasquetta) ha fatto rispettivamente un pomeriggio (1 festività) ed una notte (mezza festività). Il sabato 17 e domenica 18 ha fatto due notti. La prima conta una festività intera (perché effettivamente fatta nel giorno della domenica, mentre quella del 18/4 conta 0,5 festività perché solo tre ore del turno appartengono alla domenica mentre il resto delle ore è stato lavorato nel giorno di lunedì.

 

Foto 6.

 

Foto 7.

 

v     NOTA: è ovvio che questi conteggi/regolamenti aziendali non sono universali; riguardano l’azienda dove lavoro, e parecchie altre, ma non tutte. Sicuramente tanti colleghi si troveranno in difficoltà con questo sistema di conteggi ma purtroppo non è possibile (con le attuali risorse) realizzare un software che soddisfi tutte le esigenze possibili immaginabili, e tutti i tipi di calcoli delle varie aziende, per cui sono pregati gentilmente i colleghi di non rivolgermi richieste per modifiche del software in tal senso.

 

INTERFACCIA DEL PROGRAMMA

Adesso passiamo alla spiegazione dell’interfaccia grafica del programma (foto 1 e 7).

Subito sotto la riga dei pulsanti del cui uso abbiamo ampiamente parlato, vediamo uno spazio libero (un riquadro) con scritto “Non Registrato”. In quel spazio andrò ad inserirsi il nome della vostra Unità Operativa una volta registrato il software. (Vedi Registrazione)

Sotto a sinistra, ci sono due caselle, una per la selezione del mese, e l’altra per la selezione dell’anno. Più a destra vediamo il monte ore del mese scelto, cioè il totale delle ore che dovremmo lavorare per quel mese. Il numero viene calcolato in automatico. Sotto la casella di selezione del mese, troviamo la data di oggi, anch’essa calcolata in automatico. Sulla riga sotto (foto 7), vedete una serie di “X” rosse, di cui abbiamo parlato prima. Queste segnalano un “errore” nella compilazione del turno, per il giorno specifico. Sotto questa riga di “X” rosse (che normalmente, una volta compilato correttamente il turno NON dovrebbero esserci), c’è una riga con dei numeri da 1 a 31 che rappresentano i giorni del mese. Il numero che corrisponde con il giorno della data odierna si distingue dagli altri dallo sfondo blu e il colore bianco (nell’esempio della foto 7 è l’ 1, del 1/4/2004). Sotto ancora ci sono (da sinistra a destra): i nominativi degli infermieri, dopo il numero di matricola di ciascuno, e infine il turno di lavoro per tutti i giorni del mese. L’ultima colonna a destra contiene il totale delle ore di ciascun infermiere, e subito sotto la differenza dal monte ore mensile. Quest’ultimo numero sarà evidenziato in rosso se negativo, e in verde se positivo. Ovviamente non dev’essere preso in considerazione in caso di persone che lavorano in part-time; in quel caso il totale delle ore lavorate sarà effettivamente reale ma la differenza dal monte ore mensile no.

 

Problemi e Soluzioni

Se si riscontrano problemi e malfunzionamenti durante l’esecuzione del programma, provate ad installare i componenti aggiuntivi excel. Procedete cosi: dal menu “Strumenti” scegliete “Componenti aggiuntivi” (foto 8), e selezionate le voci “Strumenti di analisi”  e “Strumenti di analisi VBA”. Ciccate su “OK”.

 

 

Foto 8

 

Per qualsiasi altro problema che potrebbe verificarsi, gli utenti sono pregati gentilmente di segnalarlo all’autore, usando questo email.

 

 

Note legali.

 

Vania 1.2_beta

Kapelis Aristidis © 2004

Infermiere, U.T.I.C. Treviso.

kapelis@altervista.org

http://kapelis.altervista.org

 

 

Questo software viene fornito dall'autore "cosi com'è", senza nessuna garanzia esplicita od implicita. Pertanto si rifiuta qualsiasi responsabilità per eventuali danni a cose e/o persone, o perdite di dati, causati dall'uso di questo software. Il singolo utente usa il prodotto sotto la sua diretta responsabilità. E' permessa la libera duplicazione e distribuzione del foglio di calcolo unitamente con il presente file, e strettamente per uso personale, escludendo qualsiasi fine commerciale. E’ vietata qualsiasi modifica - manipolazione del codice senza il consenso dell’autore.

Sono graditi suggerimenti e commenti vari, nonché segnalazioni di eventuali errori.

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La registrazione degli utenti è gratuita e obbligatoria. Per le modalità di registrazione vedi qui. I dati raccolti, nel rispetto della legge sulla privacy (legge 675/96), non saranno divulgati a terzi, ma saranno trattati esclusivamente per statistiche interne.  Tutti gli utenti registrati saranno avvisati tempestivamente delle eventuali nuove versioni del programma.

 

 

Indice alfabetico

 

  1. Allarmi
  2. Caratteristiche del programma
  3. Gestione Festività
  4. Gestione Notti
  5. Gestione Presenze
  6. Impostazioni
  7. Interfaccia del programma
  8. Note legali
  9. Problemi e soluzioni
  10. Pulsanti
  11. Casella di testo: Inizio documentoRegistrazione
  12. Requisiti del sistema