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- Vorrei
iniziare il mio intervento con una constatazione che potrebbe sembrare
banale ma che rappresenta, a mio avviso, un importante principio
quando si parla di presidi.
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- Il
prodotto non nasce come semplice frutto di una geniale
intuizione/invenzione di qualche fabbricante, ma è sempre il
risultato di una ESIGENZA, cioè della necessità di risolvere una
determinata problematica e/o soddisfare un certo bisogno.
- Avviene,
quindi, che sia il prodotto a "seguire" l'esigenza per
soddisfarla e non viceversa.
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- In
alcuni casi, le esigenze sono comuni ad un elevato numero di persone.
- In
ambito ospedaliero, per esempio, l'esigenza di proteggere le mani
degli operatori quando sono a contatto con i pazienti è senza dubbio
un'esigenza comune.
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- Questa
esigenza comune verrà, quindi, soddisfatta in modo appropriato con
l'utilizzo di un prodotto standard; nel caso considerato, potranno
essere utilizzati dei guanti non sterili latex-free, adatti a coprire
la maggior parte delle necessità.
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- In
altri casi esistono diversi tipi di necessità e per una medesima
esigenza comune che potremo chiamare "primaria", ce sono una
serie di ulteriori e più particolari.
- Per
fare un esempio esterno all'ambito ospedaliero, consideriamo
un'automobile; la necessità primaria è quella di spostarsi da un
luogo ad un altro con una relativa rapidità e, preferibilmente, al
riparo dalle intemperie. E' chiaro, però, che a fianco di questa
esigenza di base ve ne saranno altre legate alle caratteristiche e
alle abitudini di chi utilizza l'automobile: se si tratta di una
persona sola che effettua spostamenti esclusivamente urbani, le
necessità saranno senz'altro diverse dal caso in cui si tratti invece
di una famiglia con 5 figli o, ancora, di una persona che per lavoro
effettua lunghi spostamenti.
- Non
è senz'altro possibile soddisfare le aspettative legate alle
caratteristiche di queste diverse persone con un prodotto unico; sarà
quindi importante poter proporre prodotti diversi per ciascuno di quei
casi.
- Ecco
perché esistono molteplici modelli di automobili, anche prodotte
dallo stesso fabbricante.
- Trasferiamo
questo esempio nell'ambito del nostro settore e consideriamo i
cateteri venosi centrali con metodo Seldinger
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- Possiamo
facilmente constatare che i fabbricanti di cateteri si sono trovati di
fronte una diversità di esigenze, dovute alle diverse patologie per
le quali il dispositivo è utilizzato e anche alle diverse scuole
relative alle metodiche di utilizzo.
- Perciò
hanno sviluppato una notevole quantità di modelli diversi partendo
dallo stesso concetto di dispositivo.
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- Cercare
di rendere omogenei i prodotti nel tentativo di soddisfare esigenze
tra loro diverse può in molti casi rivelarsi controproducente: il
compromesso tra le diverse necessità porta spesso ad una scarsa
soddisfazione e, in condizioni critiche, può comportare disagi e
difficoltà che rappresentano un costo anche più elevato
dell'eventuale risparmio economico ottenuto all'acquisto.
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- Potrebbe
essere il caso, ad esempio, dei sondini per aspirazione: l'utilizzo
del dispositivo è molto elevato ed esteso al dipartimento; ma proprio
per questo, il sondino verrà utilizzato su pazienti con patologie,
condizioni ed esigenze a volte assai diverse tra loro.
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- Come
effettuare la scelta del dispositivo?
- Se
si utilizzano per tutti i pazienti del dipartimento dei sondini di
elevata qualità (e quindi di elevato costo) studiati per soddisfare
le esigenze dei pazienti più a rischio, si avrà sicuramente uno
spreco di risorse.
- Se,
viceversa, si opterà per l'acquisto di sondini di qualità mediocre
(e minore costo) si rischierà di non poter adeguatamente rispondere
alle esigenze dei pazienti critici e poter provocare a lungo andare
dei danni il cui costo risulterà superiore al risparmio economico
ottenuto.
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- Sarebbe
pertanto auspicabile poter disporre di 2 diversi tipi di sondini, una
parte di mediocre qualità per il grande consumo, ma anche una quantità,
seppur limitata, di sondini di qualità superiore per quei malati
particolari che, a causa delle loro condizioni, necessitano di maggior
attenzione
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- Quanto
detto fin ora può sembrare logico e scontato ma la realtà è spesso
diversa.
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- Se
consideriamo la situazione attuale, durante il processo di
approvvigionamento si aggiungono, infatti, delle altre componenti.
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- Quando
un'azienda fornitrice propone un presidio entra in contatto con 3
diversi tipi di referenti:
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- L'utilizzatore
che rappresenta il contatto più importante perché permette
all'azienda di cogliere le reali esigenze legate all'utilizzo del
presidio e quindi adattare l'offerta a ciò di cui il cliente ha
effettivamente bisogno
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- Il
responsabile del reparto, che effettua la richiesta
all'amministrazione mediante il buono d'ordine e che comprende
normalmente l'esigenza degli utilizzatori essendo a sua volta un
utilizzatore
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- Il
responsabile della funzione acquisti che:
- normalmente
non conosce a fondo le problematiche di un reparto o dipartimento
- non
conosce bene i presidi e non è sempre in grado di cogliere la
differenza che può esistere tra due prodotti che alla vista o per
sommaria descrizione risultano molto simili
- ha
come obiettivo primario quello di contenere i costi
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- Si
evidenziano dunque due distinte ottiche, da una parte quella degli
utilizzatori che hanno diverse problematiche e pertanto necessitano di
svariati prodotti, con caratteristiche diverse anche se simili tra di
loro, dall’altra parte quella dei responsabili degli acquisti che
tendono ad avere meno fornitori, meno tipologie di prodotti con
maggiori quantità per poter ottenere prezzi sempre più bassi
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- Cosa
si può fare per favorire un incontro tra questi due diversi
- approcci
?
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- E’
necessaria, probabilmente, una maggiore collaborazione tra aziende
fornitrici e utilizzatori per portare maggiormente a conoscenza delle
funzioni di acquisto le reali esigenze dei vari reparti/servizi
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- Da
parte delle aziende è necessario un impegno per far comprendere
meglio le caratteristiche che differenziano presidi che possono essere
tra loro simili e lo scopo per cui queste differenze sono state
introdotte
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- Da
parte degli utilizzatori è auspicabile uno sforzo per sensibilizzare
maggiormente chi decide l'acquisto sulle differenti esigenze che si
riscontrano nei reparti e sulla importanza di una differenziazione
degli strumenti utilizzati per soddisfare quelle esigenze.
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- Quali
cambiamenti ci saranno con l'introduzione della struttura
organizzativa dipartimentale ?
- Dal
punto di vista organizzativo e gestionale ci sarà la presenza di un
Direttore di Dipartimento con il compito di richiedere
all'Amministrazione le risorse necessarie per la gestione del
Dipartimento.
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- Cosa
cambierà per le aziende fornitrici ?
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- Sarà
comunque molto importante per noi capire le esigenze degli utilizzatori e, anche con la loro
collaborazione, mettere il Direttore di Dipartimento a conoscenza
delle diverse esigenze dei reparti e permettere di ottimizzare le
richieste.
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- L'auspicio
è dunque quello che la nuova organizzazione dipartimentale permetta
di acquisire risorse omogenee là dove esistono esigenze comuni, ma
anche garantisca la disponibilità di risorse differenziate dove le
specifiche necessità e problematiche degli utilizzatori lo richiedono
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